Een veel gestelde vraag is: “Wat is nou het verschil tussen MKB in de wolken en Office 365?” En dat is een goede vraag want er zijn veel overeenkomsten, maar ook veel verschillen. We zullen per onderwerp de verschillen proberen toe te lichten.
-
Back-up
Office 365
Er bestaat wel een back-up functie maar als je een document of map hebt weggegooid of per ongeluk overschreven, dan ben je het kwijt. Dus individuele documenten of e-mails die om wat voor reden dan ook verloren gaan, kunnen niet worden ‘teruggezet’.
MKB in de wolken
Een dagelijkse back-up behoort tot de standaard dienstverlening. Individuele (versies van) documenten en e-mails worden bovendien 31 dagen bewaard zodat die kunnen worden teruggezet als ze per ongeluk zijn weggegooid of overschreven. Een belletje naar onze Servicedesk is daarvoor voldoende.
-
Data
Office 365
Bij Office 365 is het onduidelijk waar uw data zich precies bevind. Voor Europese Office 365 gebruikers zijn de gegevens verspreid opgeslagen in de Microsoft datacenters in de VS, Ierland en Nederland. Uw omgeving draait op een zogenaamde ‘public’ Cloud. Dit kan juridisch gezien een belangrijk punt zijn, met name met het oog op de wetgeving over bescherming van persoonsgegevens. Het hoeft echter niet voor iedere onderneming een bezwaar te zijn.
MKB in de wolken
De servers van VBVB, waar MKB in de wolken op draait, staan in Nederland. Uw omgeving bevindt zich binnen onze ‘private’ Cloud.
-
Gebruikersgemak
Office 365
De office programma’s binnen Office 365 zijn bijna gelijk aan de ‘normale’ officeprogramma’s maar net niet helemaal. Het zijn zogenaamde desktopversies, die net iets minder functionaliteiten bevatten.
Office 365 kent verder geen desktopervaring. Documenten delen en samenwerken gaat via de software Sharepoint. Dit vergt voor gebruikers die hiermee niet bekend zijn wel enige training en aanpassing op de manier van werken. Maar op zich werkt Sharepoint prima.
MKB in de wolken
De online werkplek van MKB in de wolken ziet eruit als uw vertrouwde bureaublad. Documenten delen en samenwerken gaat ook via de bekende Windowsverkenner. Gebruikers hoeven hier dus geen extra instructie over te krijgen en de overgang van de oude naar de nieuwe manier van werken verloopt dan ook over het algemeen zeer glad.
-
Gebruikers ondersteuning
Office 365
Support op dit product wordt door Microsoft geregeld en dat doen ze over het algemeen wel goed. Maar deze support is uitbesteed aan een aantal grote partijen zoals bijvoorbeeld HP. Als je daar als kleine MKB-er aanklopt met een probleem, kun je je voorstellen dat de service die je krijgt niet altijd is wat je ervan gehoopt had. Sowieso is er geen support op je PC of je lokale netwerk en met pure gebruikersvragen kun je nergens terecht.
MKB in de wolken
De Servicedesk van VBVB is er speciaal voor de gebruikers. Omdat wij zelf een MKB bedrijf zijn, kennen wij onze klanten persoonlijk en ook gebruikersvragen vallen onder onze SLA. En omdat MKB in de wolken een totaaloplossing is, kunnen wij desnoods op uw computer ‘inbreken’ om zo , remote, storingen of problemen te verhelpen. Ook biedt VBVB indien gewenst ondersteuning voor het lokale netwerk, de internet verbinding, PC’s, laptops en printers.
-
Technische Ondersteuning
Office 365
Installatie van Office 365 moet je zelf regelen en verreist wel wat technische kennis. Steeds als je gaat werken op een nieuwe computer moet het installatieproces worden herhaald. Hierop krijg je geen ondersteuning. Wel zijn er uitgebreide handleidingen over het installatieproces, maar zoals gezegd is daar wel wat handigheid voor nodig. Problemen met of storingen binnen je lokale netwerk moeten zelf worden opgelost.
MKB in de wolken
De online werkplekken van VBVB worden voor de klant ingericht, die daar dus zelf niets voor hoeft te doen. Het hele idee van MKB in de wolken is dat je een volledig beheerde, en beveiligde kantooromgeving krijgt, met een eigen IT bedrijf dat je helpt en ondersteunt en net zo lang aan je omgeving werkt, tot die probleemloos functioneert.
-
Flexibiliteit
Office 365
Office 365 is een geheel gestandaardiseerde dienst, waardoor maatwerk lastig is. Ook wordt er gewerkt met standaard contracten. Er zijn wel allerlei combinaties mogelijk, waarbij je eigen netwerk blijft draaien en er alleen op specifieke gebieden integratie is, maar daar heb je dan wel weer specialistische kennis voor nodig. Het integreren van eigen applicaties is niet mogelijk.
Office 365 kun je per gebruiker, per maand afnemen en ook opzeggen. Als je echter een jaarcontract neemt (dat is goedkoper) dan kun je dat niet zomaar opzeggen zonder een boete te riskeren.
Omdat de Office programma’s wel eerst op een computer moeten worden geïnstalleerd voordat je met Office 365 aan de slag kan, is het niet zo eenvoudig om even bij iemand anders te werken. Het gehele installatieproces moet dan eerst worden doorlopen. Daar komt bij dat de documenten die je dan maakt of wijzigt, ook lokaal op de desbetreffende computer komen te staan.
MKB in de wolken
Ook MKB in de wolken is een standaard dienst, maar maatwerk is wel altijd mogelijk. Het koppelen van een applicatieserver voor eigen bedrijfsapplicaties, bijvoorbeeld een CRM of boekhoudpakket is bij de online werkplekken heel goed mogelijk.
MKB in de wolken accounts worden in eerste instantie aangegaan voor een periode van 6 maanden, daarna zijn ze kosteloos en per maand opzegbaar.
MKB in de wolken accounts kunnen zeer snel en eenvoudig zelf op iedere computer worden geactiveerd. Even een document afmaken op de computer van je schoonmoeder is dan ook een fluitje van een cent. En na het gebruik blijven er geen documenten achter op de PC waarmee u gewerkt heeft, dus de vertrouwelijkheid van uw IT omgeving is gegarandeerd.
-
Operationeel
Office 365
Bij Office 365 worden weliswaar uw data, documenten en e-mails opgeslagen in de Cloud, de software waarmee u werkt moet nog steeds gewoon op uw lokale PC worden geïnstalleerd. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld niet werken met een thin-client en zal u uw computer zelf moeten beveiligen tegen virussen. Ook kan er in het dagelijks gebruik onduidelijkheid ontstaan of je nu in de Cloud zit te werken of lokaal. Zo blijft de mogelijkheid van dubbele documenten en versieconflicten aanwezig.
MKB in de wolken
Alles binnen uw MKB in de wolken omgeving bevind zich in de Cloud, dus ook de software. Hierdoor hoeft uw computer nog maar één ding te kunnen en dat is verbinding maken met het internet. Ratelende en trage computers behoren hiermee voorgoed tot het verleden. De computer zelf hoeft ook niet meer beveiligd te worden. Er worden daarbij geen lokale werkkopieën gemaakt van uw data, alles blijft altijd binnen de MKB in de wolken omgeving.
-
Kosten
Office 365
Office 365 is beduidend goedkoper dan de online werkplekken van MKB in de wolken. Maar de allergoedkoopste versie van Office 365 is voor een professioneel bedrijf geen optie. Office 365 Premium is wel geschikt en kost slechts € 12.80 per maand, per gebruiker. (Indien u een jaarcontract afsluit en ineens betaald wordt dit nog goedkoper: € 10.40 per maand, per gebruiker)
Deze kosten kunnen wel nog behoorlijk stijgen als je support, beheer en beveiliging op je netwerk en PC’s er uiteindelijk toch nog bij moet kopen (bijvoorbeeld bij ons). Het is van te voren niet gemakkelijk in te schatten hoeveel geld daarmee gemoeid is.
MKB in de wolken
MKB in de wolken kost € 49.95 per maand, per gebruiker. Dit is een all-in prijs, dus zonder verborgen kosten en inclusief installatie, beheer, beveiliging en support.
Samenvattend
MS Office 365 is een zeer goedkope oplossing die vooral geschikt is voor ondernemingen waarbij voldoende technische kennis in huis is om zelf aan de slag te gaan met installatie en integratie van de Office elementen met het lokale netwerk. Verder voor ondernemingen voor wie het geen probleem is dat de data zich niet in Nederland bevinden en die geen behoefte hebben aan integratie van de eigen applicaties. En ten slotte voor ondernemers die het geen probleem vinden dat er geen volledige back-up functie is.
MKB in de wolken is een dienst die vooral geschikt is voor bedrijven die volledig zorgeloos willen werken tegen een betaalbare en vaste prijs per maand. Voor ondernemers die zekerheid en stabiliteit heel belangrijk vinden en die zelf geen IT deskundige zijn of in dienst hebben. Verder voor ondernemers die toch behoefte hebben aan een stukje maatwerk. MKB in de wolken is eigenlijk een traditionele IT- omgeving met een IT-er erbij die overal voor zorgt, maar dan in een modern “Cloudjasje”.
Al met al zijn er dus grote verschillen tussen de twee. Welke oplossing het beste bij u past is afhankelijk van uw wensen en uw situatie. Wij leveren ook Office 365 en kunnen u hierin desgewenst adviseren.
